Страница
2

Долгосрочные цели - четкие, простые, соизмеримые положения, содержащие описание результатов, которые фирма стремится достигнуть в период до 5 лет. Когда произведен анализ долгосрочных целей и стратегического плана, работающий в фирме персонал составляет для себя общее представление о том, в каком направлении будет развиваться производство. Но на этом процесс разработки плана не заканчивается. Далее нужно решить, что конкретно будет делать фирма в текущем году.

Краткосрочные цели - играют дополнительную роль в процессе постановки целей и составлении плана. Эти цели определяют, что должно быть сделано немедленно для установления соответствия между краткосрочными результатами и долгосрочными перспективами, а также создания основы для наблюдения и контроля за выполнением стратегических решений, принятых ранее в процессе планирования менеджерами компании.

Таким образом, заключительная фаза планирования, в которой цели, опять же, играют значительную роль, требуют от менеджера определить специфические, краткосрочные задачи, которые представляют собой промежуточный этап в стратегическом плане, а также составить планы для отдельных звеньев его организации. Совершенно ясно, что цели играют важную роль в планировании. Они подчеркивают, что конкретно каждый служащий должен знать. Более того, наличие целей на самых разных уровнях производства создает иерархию целей, которая соотносится с соответствующими элементами структуры организации и различными фазами процесса планирования. Цели создают основу для плана, с одной стороны, и являются руководством к действию для управления - с другой.

Для многих процесс планирования кажется абстрактным или просто не заслуживает внимания вовсе, поскольку все, что имеет место в плане, носит вероятный характер и может не иметь места в действительности. Но когда в центр внимания попадает поставленная цель, все описанное в плане обретает четкий смысл, в частности, что будет сделано, когда и кем. В этом случае цели выполняют центральную, организующую функцию, делая процесс планирования реальным и значительным. Чтобы цели в полной мере выполняли эту функцию, они должны быть четкими и имеющими потенциал эффективности. Постановка эффективных целей предполагает знание некоторых вопросов. Во-первых , менеджер должен знать, какие основные моменты должны быть учтены в его плане. Во-вторых , ему должны быть известны главные элементы, которые увеличивают ценность и эффективность поставленных целей. И, в-третьих , нужно помнить пять основных принципов постановки и достижения целей. Эти три аспекта будут рассмотрены детально ниже. Первый из них затрагивает вопрос о том: Какие же основные моменты должны быть учтены в плане?

Общие цели

Чтобы управлять усилиями и действиями организации в целом, каждый менеджер должен иметь представление об общих целях, связанных с фундаментальными причинами образования компании.

Мы уже кратко упомянули три основных элемента, которые должны содержаться в поставленной цели, чтобы она была эффективной, это - общая задача, значение, миссия фирмы.

Организационные цели. Цели организации могут быть определены как основная причина ее существования. Это определение, как правило, вытекает из контекста конкретной ситуации, в которой действует фирма. Основная цель таких крупных организаций, как IBM и McDonald"s состоит в том, чтобы поддержать прибыль на высоком уровне. Высшие учебные заведения существуют с целью развития научных исследований и подготовки высокоинтеллектуальной молодой смены. Правительство выполняет цели обеспечения национальной безопасности, внутреннего порядка и социальной защиты. Цель больницы - возвращать людям здоровье.

В постановке общей цели, которая отражает основную причину создания фирмы, менеджер обычно концентрирует внимание на избранном им круге заинтересованных лиц, для которых, собственно, и был создан бизнес. Как правило, в их число входят потребители, служащие, общественные организации внутри фирмы и собственники фирмы. Основные экономические категории, которые упоминаются в целях - это выживаемость в существующих условиях и рост прибыльности.

В то время как организационные цели несут очень большую смысловую нагрузку, они все же не являются центральным элементом в системе общих целей. Поэтому стоит перейти к следующему типу целей, который фокусирует внимание на направлениях, в которых фирма будет прилагать особые усилия. Этот тип целей был назван выше миссией организации.

Миссия организации - это элемент общей цели, который выделяет данную организацию среди других и обозначает масштаб ее деятельности, вид продукции и тип рынка. Хорошо разработанное обоснование миссии фирмы должно четко и последовательно соотноситься со структурой и специфическими целями организации. Поскольку предполагаемые направления деятельности формируются в соответствии с организационными целями, менеджер выбирает путь, по которому эти цели будут достигаться. Этот путь и есть миссия.

Опытные менеджеры обычно обращают внимание на три основных элемента в разработке миссии:

1. Основной продукт (услуга), производимый фирмой.

2. Главный рынок для реализации товаров (услуг).

3. Технологическая система производства.

Каждый из этих трех элементов незаменим, поскольку только их комбинация составляет полную картину деятельности фирмы.

Значение (имидж) организации. В последнее время менеджерам самых различных фирм довольно часто приходится проводить со своими служащими особую работу по разъяснению значения данного производства и его пользы для общества в целом. Значение организации - это философская и этическая категория, внешне и внутренне соответствующая целям и миссии фирмы. В процессе подтверждения значимости своего производства, главные менеджеры компании пытаются познакомить как можно более широкий круг потребителей со своей продукцией. Одновременно с этим подобная работа проводится и внутри организации, только в этом случае значимость фирмы объясняется через стоящие перед ней цели.

Руководители часто рассматривают значение (ценность) своей организации как часть их задачи и миссии.

Для увеличения общественного имиджа компании есть три наиболее простых рекомендации.

1. Каждый служащий должен чувствовать важность того, что он делает.

2. Менеджер должен учитывать реакцию общества, которая будет подтверждать или опровергать мнение руководства о том, насколько важный вклад в общественное производство вносит фирма.

3. Все действия управляющих должны иметь ориентацию на увеличение роли фирмы в социальной работе и общественных программах.

Долгосрочные и краткосрочные цели

Общие цели, которые определяют основное направление развития производства, предполагают соответствующий стиль управления и принятия решений на протяжении всего жизненного пути фирмы. Но этого далеко не достаточно для управления компаний. Она нуждается в постановке более конкретных, а также специфических задач для всех подразделений и отделов. Прежде всего, необходимо разработать цели на период до 5 лет. Эти цели называются долгосрочными. Они рассчитаны и на компанию в целом и на ее структурные единицы. Кроме того, они являются базой для общеорганизационной координации и ориентиром для определения степени успеха в действиях компании.

Если путник, взбираясь на гору, слишком занят каждым шагом и забывает сверяться с путеводной звездой, он рискует ее потерять и сбиться с пути. (Антуан де Сент-Экзюпери).

В этой серии статей я хочу рассказать вам как правильно ставить цели и достигать их: как это делают знаменитые и успешные люди, как это делаю я.

Почему этот вопрос так важен?

Все знают, что полезно для здоровья бегать по утрам, но делают это единицы.

Все знают, что нужно правильно питаться. Ведь неправильное питание вредит не менее, чем курение или употребление алкоголя. Но «пока не прижмет» большинство людей об этом не задумываются.

Такая же ситуация и с достижением целей.

Мы все знаем, что нам нужно ставить себе цели, чего-то достигать, улучшаться морально и физически.

Но, положа руку на сердце, большинство из нас оставляют свои цели «на волю случая», тем самым полностью снимая с себя всю ответственность за ее достижение.

Получилось — фортуна! Не получилось — не судьба!

Основными причинами, по которым люди не достигают своих целей, являются:

• отсутствие приоритетов в нашей жизни. Мы не знаем, что для нас важнее: карьера или семья, здоровье или отдых, и т.д.
• времени хватает только на рабочую текучку и бытовые дела дома. Цели, которых мы хотим достичь, отодвигаются на неопределенный срок по шкале времени
• существование путаницы между мечтами, идеями, проектами и целями. У нас нет четкого разделения «что есть что», поэтому большинство целей просто теряется
• у наших целей не заданы четкие критерии. Вроде бы цели есть, но наш мозг (и силы, помогающие нам сверху) не могут понять, как мы узнаем, что их достигли
• реалистичность наших целей не соответствует реальности. Очень много людей, которые всю жизнь проработали на наемной работе и не заработали самостоятельно ни копейки, пишут себе цель «Создать крутой бизнес и заработать $1000000». А почему бы и нет? Действительно! Я всегда в таких случаях спрашиваю: «А почему не миллиард? Миллиона то хватит?» Полное не соответствие реальности!

Что значит правильная постановка целей

Большая часть бед во всем мире происходит оттого, что люди недостаточно точно понимают свои цели (И. Гете)

Чтобы правильно ставить цели и достигать их, не нужно придумывать никаких велосипедов.

Все уже придумано до нас!

Самый эффективный способ работы с целями — это разделить их на долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные цели.

Как правильно ставить цели — Пирамида целей

Долгосрочные цели

Это жизненно важные цели на ближайшие 10 и 3-5 лет. И ставить их нужно именно в такой последовательности.

При постановке целей на 10 лет можно дать полную свободу своей фантазии и мечтам, моделировать любые ситуации какими мы хотим быть.

На основе этих образов мы создаем себе долгосрочные цели на 3-5 лет, которые будут составлять либо одну треть либо половину от целей на 10 лет.

Примеры долгосрочных целей:

• Стать специалистом №1 в своей отрасли
• Построить собственный дом
• Пойти в кругосветное путешествие на воздушном шаре

Среднесрочные цели

Это цели на ближайший год. И они должны нас существенно продвигать к нашим долгосрочным целям на 3-5 лет.

Примеры среднесрочных целей:

• Упорядочить все свои дела и задачи, научиться эффективному планированию
• Купить участок земли 10 соток для постройки собственного дома
• Научиться летать на воздушном шаре

Краткосрочные цели

Это цели на ближайшие 1-3 месяца. Они формируются на основе среднесрочных целей на ближайший год.

Примеры краткосрочных целей:

• Пройти индивидуальный курс по организации дел, задач, проектов, целей с помощью планировщика задач MyLifeOrganized
• Пройти консультацию у юриста и подготовить список полного пакета документов для покупки земли
• Пройти медицинскую комиссию и подняться на воздушном шаре первый раз с инструктором на Празднике Воздушных Шаров (если такой есть, конечно)

Получается такая цепочка целей

Разбиваем большие цели на маленькие таким образом, что каждая краткосрочная цель должна нас продвигать к нашим долгосрочным целям. Другими словами — способствовать их достижению.

Ну а определение жизненно важных долгосрочных целей вытекает из предназначения каждого из нас на этой земле:

• Зачем мы здесь?
• Что должны оставить после себя для потомков?
• и т.д.

Это что-то похожее на ориентирование по полярной звезде, которая ведет нас в нужном направлении.

Фото Екатерины Огородник

Долгосрочная цель – это реализация желания, ожидаемая в длительной перспективе.

Преимущества

Казалось бы, куда проще жить сегодняшним днем и не загадывать на 10, а то и все 20 лет вперед. К сожалению, большинство из нас так и делает, не понимая, что свое будущее мы формируем изо дня в день, и только от нас зависит, получим мы в течение 10 или 20 лет желаемое, или оно так и останется неосуществленной мечтой .

Представьте себе на минуту корабль, который отправляется в дальнее путешествие. Разумеется, он должен знать, куда хочет приплыть, и в соответствии с пунктом назначения построить маршрут, а также рассчитать срок прибытия. Что же делает большинство людей? Они понятия не имеют, куда «плывут» - чего хотят достичь и что получить. О, нет! – возразите вы. У каждого из нас есть свои желания. Проблема лишь в том, что усилия каждого дня никак не связаны с этими желаниями, поскольку у человека просто нет соответствующего плана действия по достижению данной цели.

Постановка же таких целей и их поэтапная реализация делает существование более осмысленным, позволяя достигать желаемого и получать от жизни все, чего хочет тот или иной человек. Кто-то мечтает о просторной квартире вместо малосемейки, в которой проживает со своей семьей. Кто-то берет «круче», желая обзавестись домиком на берегу моря или океана. Мечта чьей-то жизни – отправиться в кругосветное путешествие, к примеру, на год (для этого нужны немалые средства, как вы понимаете). Ну, а кто-то спит и видит открыть собственный бизнес, который будет приносить доход и позволит жить в свое удовольствие. Наконец, каждому из нас не помешает позаботиться о собственной благополучной старости, которую мы смогли бы прожить безбедно, не экономя на самом необходимом.

План действий

Как мы уже отметили выше, каждому человеку для достижения желаемого необходим план действий. Другими словами, «точный холодный расчет» своих желаний, возможностей и ресурсов.

Шаг 1. Детальная картинка

Итак, прежде всего, нужно конкретно определиться с тем, чего вы хотите от жизни. Речь может идти не об одной, а о нескольких целях, для каждой из которых необходимо составить собственный план действий.

«Нарисуйте» образ желаемого – то, чего вы так хотите. Если это дом, обрисуйте, каким он должен быть, где находиться, какие блага в нем должны присутствовать. Словом, будьте максимально конкретны. Если речь идет о путешествиях, напишите какие страны вы хотели бы посетить, какой срок там пробыть, сколько стоят путевки в эти государства, а также создать некий резервный фонд, поскольку ради осуществления своей цели вам придется на некоторый срок оставить работу.

Шаг 2. Что я могу?

А теперь рассудите, какие возможности для достижения данной цели у вас имеются. Допустим, вам необходим первоначальный взнос для дома, чтобы затем вы могли взять кредит на оставшуюся сумму. Быть может, вам необходимо сменить работу, потому что на нынешнем месте работы у вас серая зарплата , которая не позволяет взять кредит в банке. Возможно, вы захотите сменить работу с тем, чтобы больше зарабатывать и быстрее приблизиться к своей цели. Словом, вы должны оценить свои знания, умения и навыки, а также другие ресурсы, которые помогут вам купить дом своей мечты, а именно – возможности дополнительного заработка, зарплату супруга (супруги), возможности экономии (пункты семейного бюджета , на которых можно экономить) и т.д.

Разумеется, если речь идет о таких глобальных покупках, нужно обсудить желание со своими домочадцами, ведь вы должны получить в их лице союзников, а не врагов.

Шаг 3. Сроки

У каждой долгосрочной цели есть срок реализации намеченного. Определять его нужно, конечно же, исходя из собственных финансовых и иных возможностей.

Шаг 4. Действуем

Что ж, теперь наступил этап выполнения намеченного. Если речь идет о накоплении первого взноса, вам предстоит открыть депозит и ежемесячно переводить на него определенную сумму. Если вы выявили бреши в семейном бюджете, пришло время решить проблемы – например, урезать расходы на развлечения, отменить заграничный отпуск, отказаться от намерения делать ремонт в нынешней квартире (зачем? лучше все имеющиеся средства пустить на новое жилье), «пожертвовать» покупкой домашнего кинотеатра и заменой машины на более новую. Ради заветной цели не помешает избавиться от вредных и обзавестись полезными финансовыми привычками , а также эффективнее распоряжаться своим временем, освоив основы тайм-менеджмента .

План покупки дома включает в себя не только непосредственно его приобретение (то есть ваше переселение), но и план расчета с кредиторами. Ведь куда спокойнее жить без долгов, а значит, после покупки вам предстоит запланировать, за какой срок и (опять же) из каких источников рассчитаться с банком и «зажить долго и счастливо».

Уточнения и корректировки

Разумеется, по мере реализации намеченного плана могут появляться определенные корректировки. Например, в один прекрасный день вы могли получить повышение – и ваш новый уровень дохода позволит вам быстрее двигаться к намеченной цели. А, быть может, вы с семьей придете к решению продать второй автомобиль и обходиться одним. Исходя из изменений финансовой ситуации в семье, вы будете вносить уточнения в план. Не забудьте периодически подводить итоги! Ведь ничто так не укрепляет и не мотивирует, как успехи на пути к достижению цели. Успехов вам!

В силу того, что стратегические цели носят долгосрочный характер, их достижение требует постоянного контроля и анализа их реализации.

Какие необходимо установить периоды для осуществления контроля по достижению стратегических целей компании?

Обычно желаемые результаты деятельности компании в будущее описывают с помощь трех видов норм - долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных. Долгосрочные цели устанавливают желаемые цели долгосрочной перспективы развития компании в промежутке 3-5 лет и более в зависимости от динамичности бизнеса, в котором работает компания. Данные долгосрочные цели потом разбиваются на среднесрочные цели с промежутками 2-3 года. Информация о достижении среднесрочных целей является результатом анализа деятельности краткосрочной перспективы. Для каждого из указанных временных периодов, необходимо установить нормы деятельности. Однако, на практике это делают компании далеко не всегда.

Мы знаем, что достижение любой цели начинается с первых шагов в направлении по пути к заданной цели. Именно так и устанавливаются промежуточные краткосрочные цели на год по каждому показателю в системе сбалансированных показателей. Они представляют собой количественные нормы для каждого из показателей и позволяют измерять успех в достижении целей среднесрочного и долгосрочных периодов. Эти цели служат своеобразными опережающими индикаторами, предоставляя своевременную информацию о достижении желаемого состояния в средне и долгосрочной перспективе. Данные нормы часто используют в качестве краткосрочных показателей на год. Но наиболее удобный формат использования таких норм, для достижения целей - это их квартальная разбивка в соответствии с периодичностью отчетности по показателям деятельности компании. Установление квартальных норм позволяет использовать фактические результаты для принятия решений, поскольку мы можем сравнивать фактические результаты с планом. Также это позволяет более плотно «держать руку на пульсе» компании, а не с удивлением обнаружить через год то, что указанные цели не выполнены даже в далеком приближении.

При установлении долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных норм необходимо принимать во внимание следующее:

• Долгосрочные цели и нормы обязательно необходимо подкреплять системой организационной поддержки. Эта долгосрочная поддержка должна быть как на уровне системы мотивации, так и системы управлении. Если система мотивации (вознаграждения) будет ориентированна на краткосрочный результат - прибыль в текущем году, то такая краткосрочная цель войдет в противоречие с целями долгосрочного развития. Необходима система мотивации, балансирующая долгосрочные и краткосрочные результаты.
• Среднесрочные цели должны быть реалистичны. В то время, как долгосрочные цели призваны встряхнуть компанию, среднесрочные цели должны быть реалистичны и достижимы. В противном случае, если цель не основана на реальности - она будет демотивировать сотрудников компании. Например, не надо устанавливать цели удвоение прибыли за пол - года, или утроение оборота за год. Эти цели вряд ли будут достижимы. Для того, чтобы цели были достижимы - они должны находить равновесие между мотивацией и достижимостью.
• Начальные цели - должны стать добавочными нормами деятельности. Это означает, что устанавливаемые нормы должны улучшать существующий показатель на какой-то достижимый процент. Например, сократить удельные затраты на 10% к прошлому году. Увеличить прибыльность продаж на 5%. Важно помнить, что эти цели должны быть трудной, но достижимой. Также каждая цель должна быть определена на базе программы мероприятий по улучшению данного показателя, а не простым прибавлением (вычитанием) какого-то процента от нормы предыдущего года.

Не каждый показатель в ССП может иметь в долгосрочной перспективе большую трудную цель. В противном случае это привело бы к распылению приоритетов компании. Однако, необходимо разработать по каждому показателю напряженные нормы. В ССП должны быть включены добавочные нормы и по каждому из показателей необходимо определить, чего компания хочет добиться за три года, пять лет и какие добавочные результаты в этом помогут. Причинно-следственные связи, которые указанны в карте стратегии, а также ожидаемая степень взаимодействия показателей, поможет выработать нормы, которые в свою очередь помогут компании достичь значительного улучшения результатов.

Например, компания поставила себе цель увеличить рентабельность собственного капитала на 25 % за следующие три года. Данная цель на первый взгляд может казаться недостижимой. Однако, проанализировав опережающие и запаздывающие индикаторы во всех четырех составляющих ССП, мы можем прийти к выводу о возможности успешной реализации данной цели. Теперь необходимо определить нужный комплекс норм и мероприятий, которые помогут превратить планы в реальность. Зная нормы по каждому из индикаторов компании, можно определить оптимальное сочетание событий, которое приведет к выполнению указанного финансового результата.

Cтраница 1

Краткосрочные цели выводятся из долгосрочных, являются конкретизацией и детализацией долгосрочных целей. Они подчинены им и определяют деятельность организации в краткосрочной перспективе. Краткосрочные цели как бы устанавливают вехи на пути достижения долгосрочных целей. Именно через достижение краткосрочных целей организация шаг за шагом продвигается в направлении достижения своих долгосрочных целей.  

Краткосрочные цели вытекают из долгосрочных, являются конкретизацией и детализацией долгосрочных целей. Они подчинены им и определяют деятельность организации в краткосрочной перспективе. Краткосрочные цели как бы устанавливают вехи на пути достижения долгосрочных целей. Именно через достижение краткосрочных целей организация шаг за шагом продвигается в направлении достижения своих долгосрочных целей.  

Краткосрочные цели (обычно в пределах 1 года), задания или задачи представляют собой результаты, которые предполагается получить в пределах планового периода. Они являются этапами на пути к достижению долгосрочных целей.  

Краткосрочные цели - ближайшие цели организации, направо ленные на улучшение деятельности организации.  

Краткосрочные цели включают достижение немедленных или близких результатов. Они указывают скорость, с которой, по мнению руководства, должна развиваться организация, а также уровень производительности, который должен быть достигнут в течение следующих двух или трех периодов. Краткосрочные цели могут быть аналогичны долгосрочным, если организация уже работает на запланированном долгосрочном уровне. Например, если компания, имеющая своей постоянной целью 15 % - ный ежегодный рост прибыли, уже решила эту задачу, то долгосрочная и краткосрочная цели этой компании в отношении прибыли совпадут. Наиболее сложные ситуации, связанные с несовпадением краткосрочных и долгосрочных целей, возникают, когда руководители стремятся увеличить эффективность организации и не могут достичь долгосрочной цели в течение одного года. Краткосрочные цели в такой ситуации должны служить ступеньками, или ориентирами.  

Краткосрочные цели ориентируют предприятие на достижение скорейших результатов. На практике это означает, что таким целям соответствует развитие предприятия в строго избранном направлении. Для того чтобы сгладить указанные противоречия, необходимо следующее: в стандартной экономико-технологической среде сосредоточить усилия на поиске возможностей наиболее рационального продолжения уже имеющихся (применяемых) технологических процессов, а в нестандартной среде надо понять, до каких пор эти (имеющиеся) процессы стоит продолжать, чем их заменить и в какой момент.  

Более краткосрочные цели, которых необходимо было достичь в 1995 году, на январской встрече не были четко сформулированы.  

Краткосрочными целями являются создание эффективно действующего массового производства систем безопасности на базе компьютеров, создание развитой, международной дистрибьюторской сети, а также сохранение достигнутого сегодня лидирующего положения в области научных исследований и разработок.  

Это краткосрочные цели (обычно достигаемые за один год), являющиеся измеряемыми, конкретными и сформулированными очень подробно.  

Средством реализации краткосрочных целей является политика. Она включает правила и процедуры, устанавливаемые в организации для поддержания усилий ее работников по решению плановых задач. Политика отвечает на вопрос: каким образом должны выполняться задачи. Примером политики в организации может быть установление гибкого рабочего дня для повышения эффективности работы.  

При формировании краткосрочных целей достижения определенных показателей по объемным и временным параметрам годового и оперативно-календарного планирования (ОКП) за основу берется предыдущий период и его достижения, но не показатели, поставленные в результате стратегического планирования деятельности предприятия.  

В качестве одной из своих краткосрочных целей компания стремится уменьшить банковский овердрафт на 10 % в течение следующего финансового года. Используя алгоритм, приведенный на рис. 13.1, опишите, как в этой ситуации следует применять контроль с прямой и обратной связью.