Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов является одним из основных методов успешного планирования и выполнения дел. В данной статье мы рассмотрим эту технику более подробно, поскольку именно она является наиболее популярным методом тайм-менеджмента, который используется долгое время во всех сферах жизнедеятельности.

«Жизнь имеет ценность, если представляет собой постоянную борьбу за достойное дело»

Д. Д. Эйзенхауэр

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!

Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION - лучшее средство для ваших глаз всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию...

Тайм-менеджмента пытался понять известный всему миру 34-й президент Америки Дэвид Эйзенхауэр. Именно изучение данной сферы сделало его популярным на весь мир. Он подробно исследовал способы эффективного планирования, поэтапного выполнения задуманного. Так появилась матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Его технику мы рассмотрим более подробно дальше в нашей статье.

Тайм-менеджмент – умение человеком правильно распределить свое время на выполнение запланированных дел. Данный феномен изучался много лет разными психологами, все пытались понять, как работает данный метод правильного планирования задуманного. Известный психолог Дэвид Аллен написал книгу, посвященную основам и практике эффективного планирования.

В наше время суета и многообразность современной жизни все больше заставляет обращаться к методам успешного структурирования намеченных задач, правильного и быстрого их осуществления. Правильная расстановка приоритетов позволяет быстро и качественно сделать работу любой сложности, осмыслить свои ошибки, научиться новым умениям и умениям в процессе достижения цели.

Личность Эйзенхауэра в сфере изучения тайм-менеджмента

Дэвид Эйзенхауэр был известным президентом США. Он прославился на весь мир своим умом и организаторскими способностями. За свою жизнь он построил блестящую военную карьеру, что оставило не малый след в истории Америки. Он с успехом выполнял все задачи, всегда достигал поставленных перед собой целей, чем заслужил уважение, стал примером для многих публичных личностей.

Эйзенхауэр считал, что правильно прожить жизнь – значит заняться достойным делом, которое доставляет удовольствие его субъекту и пользу для окружающих. Будучи президентом, он задавался все чаще вопросами, как все успеть, сделать правильно и с успехом в конечном итоге. Эти мысли привели его к созданию метода расстановки важных дел, который интенсивно используется и в наше время.

Благодаря своей находчивости, уверенности и стремлениями к совершенству Эйзенхауэр добивался успехов во всем, все задуманное он выполнял во время, без особых трудностей. Многие деятели его времени лишь удивлялись его самоорганизации, пытались следовать его методам правления, поскольку личность такого президента действительно заслуживает уважения и вполне может быть примером для подражания. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов является одним из основных способов организации своего рабочего плана в повседневной жизни.

Особенности матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов является популярной техникой управления временем, которая позволяет правильно и во время осуществить запланированные дела, определить для себя значимые цели на конкретный период времени. Основой таблицы Эйзенхаура являются четыре так называемых квадранта дел. Основой для ее создания стали значимые и неотложные задачи, накопившиеся за короткий период времени вследствие различных факторов.

Данные квадранты еще называют окнами Эйзенхауэра, поскольку изображаются в квадратной таблице. Таблица Эйзенхауэра выглядит следующим образом.

А квадрант Важные срочные дела

В квадрант Важные несрочные

С квадрант Неважные срочные

D квадрант Неважные несрочные

Такую таблицу может сделать себе каждый, кто хочет научиться правильно распределять свое время. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов поможет разобраться с накопленными задачами в очень короткий период времени.

Разобравшись с основной структурой метода расстановки приоритетов, мы можем подробно разобрать каждое окно матрицы Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов является полезной для определения значимости своих планов в конкретный момент времени.

Квадрант А

К нему относятся важные неотложные задачи , которые нельзя отложить на потом, поскольку это может привести к негативным последствиям. Для успешного планирования нужно начинать именно с сектора А. Примером таких дел может быть сложная неожиданная операция, внеплановое совещание. Данный сектор является очень важным для жизни человека, но если правильно научиться планировать свое время, то в идеале этот квадрат должен быть абсолютно пустым, без каких-либо планов. При своевременном выполнении главных планов значимые задачи не станут неотложными, их выполнение в конкретно отведенный срок не делает их срочными.

Планы сектора А могут появиться по двум причинам:

• внутренние причины : зависят непосредственно от человека (недостаточная мотивация на выполнение, лень, отсутствие желания или профессионализма);
• внешние причины: не зависят от самого субъекта (резкое ухудшение самочувствия, форс-мажор).

Чтобы эти причины не мешали осуществлять деятельность, не нужно откладывать ценные необязательные дела (это уже сектор В) на последний день, поскольку некоторые условия могут повлиять на их неисполнение и тогда у вас накопятся ценные задачи.

Квадрант В

Важное несрочное. Планы этого сектора нужно регулярно выполнять, не откладывая на потом, поскольку своевременное их осуществление является показателем вашей продуктивности, успеха в деятельности. Дела этого квадранта не требуют выполнения здесь и сейчас, но их ценность свидетельствует о возникновении негативных последствий в случае игнорирования человеком. Чем значимее для вас поставленная задача, тем негативнее будут последствия от ее невыполнения. Именно поэтому следует отдавать предпочтение сначала важным делам, потом – срочным. Для идеального удовлетворения самим собой человек должен выполнять значимые неотложные и значимые несрочные дела полностью. К задачам данного сектора можно отнести, например, незамедлительное обращение к врачу, овладение навыками успешного выполнения деятельности на новом рабочем месте, чтобы получить очередное повышение.

«Лучше в первую очередь сделать важные задачи, от которых зависит ваша жизнь, чем неважные дела»

Д. Д. Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов показывает: если правильно и вовремя сортировать свои планы, то в любой сфере жизнедеятельности человека будут отсутствовать авралы, которые истощают организм человека физически и психологически. Сектор В не перейдет в сектор А, если мы правильно спланируем свои задачи на первое время.

Квадрант С

Неважно, срочно. Неотложность планов не всегда определяет их значимость. Эйзенхауэр говорил, если неотложные задачи мешают исполнению ценных, то их лучше отложить. Чтобы разобраться в важности своих планов, задайте себе простой вопрос: «Что произойдет, если не исполнить эту задачу?» Если вы поймете, что негативных последствий нет или они минимальны, значит, дело не является важным в данный момент. Ищите более значимые задачи, которые действительно грозят отрицательными последствиями для вас.

К данным видам деятельности можно отнести, например, участие в социальном опросе, звонок другу просто поболтать. У планов «сектора С» есть существенный минус: они мешают человеку эффективно работать и выполнять значимые дела, поскольку постоянно отвлекают, заставляют переживать. Любое отвлечение грозит негативными последствиями, поэтому при возникновении каких-либо помех при выполнении значимых задач старайтесь либо устранить их перед выполнением. Если осуществлять только срочные дела, может накопиться огромное количество важных дел в один момент и тогда тяжело направить себя в нужное русло, сконцентрироваться для их осуществления.

Квадрант D

Не срочное не важное. Данный сектор объединяет самые ненужные несрочные дела, их выполнение не приносит пользы в данный момент. Если человек на них сконцентрируется, то значимые дела накопятся очень быстро и приведут к негативным последствиям. Сюда можно отнести, к примеру, зависание в социальных сетях, различные компьютерные игры, которые просто убивают время человека без какой-либо пользы.

Но не все несрочные неважные задачи так бесполезны. Если вы давно хотели аккуратно разложить книги в своей библиотеке, или убраться в шкафу с одеждой, то выполнение этих дел принесет пользу и удовольствие от результата, но не стоит стремиться к их исполнению при наличии важных дел.

Таблица Эйзенхауэра как способ эффективного планирования является полезным методом выявления значимых ценных дел, помогает выполнить их за довольно коротки срок. Она рассчитана на выполнение однодневных задач или тех, которые нужно выполнить в ближайшее время.

Цели метода Эйзенхауэра

Научиться планировать свое личное время при желании может каждый, здесь нет ничего сложного. Для помощи может использоваться описанная нами таблица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Разобрав подробно каждый квадрант матрицы, есть возможность определить главные цели данной техники.

1. Самоорганизация . Зная о том, что вас ждут значимые дела, вы не будете бесполезно тратить время, а будете стараться сделать все в срок. Выделив основные планы, человек может быстро себя организовать для их осуществления. Зафиксировав главное, сразу видно, что сделано, а что еще нужно успеть сегодня или завтра сделать.
2. Качественное планирование своих планов . Целью метода является успешное выполнение человеком задуманного, а не переписывание дел из одного квадранта в другой.
3. Научиться эффективно планировать свое время . Выделение важных задач помогает мысленно определить количество времени на их выполнение. Человек приблизительно подсчитывает в уме, сколько нужно для выполнения важных несрочных дел, чтобы они не перешли внезапно в сектор А.

Матрица Эйзенхауэра, являясь одним из основных и популярных способов планирования, поможет каждому научиться управлять собой, организовать себя в нужный момент, решить свои проблемы за короткий период времени.

Предположим, вы вдумчиво подошли к формулировке цели, преодолели внутреннее сопротивление в виде страха и прокрастинаци, нашли отличную мотивацию для достижения результата. Вы деятельны и полны энергии! Однако, через какое-то время вы с удивлением замечаете, что честно и упорно отработав запланированные 8 – 12 часов, не можете точно определить,

• что же из намеченного уже сделано;
• какой промежуточный результат получен;
• насколько вы стали ближе к достижению цели, которую перед собой ставите.

Картина получается довольно удручающая: ваш день полон забот, вы все время чем-то заняты, а результат не становится ближе. Вместо удовлетворения от того, что удалось пройти еще несколько ступеней на пути к цели, вы ощущаете только усталость и разочарование.

«Проблема целеполагания»

В тайм-менеджменте такое явление носит название «проблемы целеполагания». Столкнувшись с ней, вы начинаете ощущать себя известным героем древнегреческого мифа – Сизифом, который обречен изо дня в день вкатывать на вершину горы огромный валун, срывающийся вниз в тот момент, когда цель достигнута. Такой неподъемный валун в вашем случае – это ворох ежедневных дел, объем которых не уменьшается, какие бы усилия вы не прилагали.

Расставьте приоритеты

Хотя проблема, с которой вы столкнулись, действительно серьезная и масштабная, решить ее вполне реально. Но с чего начать? Во-первых, перед тем, как начать действовать, необходимо разобраться, чего именно вы хотите достичь на данном этапе и ранжировать задачи в зависимости от их приоритетности.

Не начинайте работать над задачей прежде, чем точно определите, к какой цели и насколько продвигает вас ее выполнение.

Конечно, есть целая категория дел, выполнять которые можно хаотично, по принципу «обнаружил-сделал». По-своему это даже полезно: такая активность создает определенный настрой и помогает без проблем включиться в основную работу. К таким делам можно отнести, к примеру, бытовую «текучку»: помыть посуду, вытереть пыль, подмести пол и пр. Перечень таких ежедневных рутинных задач невелик, к тому же плюс их выполнения в том, что вы практически мгновенно видите результат своих усилий и после завершения испытываете не только чувство удовлетворения от проделанной работы, но и вполне осязаемый физический комфорт.

Однако если речь заходит о тех задачах, которые необходимо решить в ходе работы над масштабным проектом, список дел может стать практически «безразмерным». Хаотическая стратегия здесь не подойдет – ведь вы ограничены во времени для выполнения всего проекта. Значит, велик риск, решая массу второстепенных вопросов, просто не успеть сделать что-то действительно важное для достижения конечной цели. Поэтому прежде, чем хвататься за все сразу, выделите несколько минут для того, чтобы подумать.

Ранжируйте текущие задачи

Обдумать свои действия – идея хорошая, однако хочется сделать это не только эффективно, но и быстро. Для этой цели подойдет известный метод, который активно используется в тайм-менеджменте. Он известен как матрица Эйзенхауэра. В разных источниках предлагаются несколько различные способы использования этого метода. Нам представляется наиболее простым и рациональным тот, о котором пойдет речь далее. Он прекрасно показал себя как удобный инструмент для практического применения, поэтому с удовольствием делимся им с вами.

Матрица носит имя 34 президента Соединенных штатов Дуайта Эйзенхауэра, бывшего армейского генерала. Именно ему приписывают изобретение данного метода, но, скорее всего, заслуга Эйзенхауэра состоит в том, что в свое время он высказал мысль: «Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”. Цитата приобрела популярность и, безусловно, легла в основу идеи матрицы.

При помощи матрицы Эйзенхауэра вы сможете быстро произвести сортировку даже довольно длинного списка дел. Для этого запишите текущие задачи (лучше всего, используя методику GTD), а потом оцените каждую из них всего по двум критериям:

• Важно ли это? (да/нет)
• Срочно ли это? (да/нет)

В результате все ваши пункты списка, в зависимости от степени их важности/срочности можно будет поместить в один из 4 квадрантов Матрицы Эйзенхауэра, которая выглядит следующим образом:

Стоит заметить, что матрица в различных системах тайм-менеджмента имеет разные названия, равно как и интерпретация квадрантов может несколько различаться у разных авторов. Так, Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей ”, называет ее Urgency\Importance matrix. Подробные рекомендации по ее использованию он дает в своей работе. В других источниках этот метод называют наглядным вариантом «Правила 4D », о котором мы расскажем чуть позже.

Как работать с квадрантами

Матрица Эйзенхауэра имеет не только множество вариантов названий, но и немало трактовок того, как поступать с задачами, помещенными в каждый из квадрантов. Предлагаем подробнее остановиться на двух интерпретациях, причем первая из них представляется более удобной для повседневного использования.

Метод Do-Plan-Delegate-Eliminate

Собственно, название данного метода уже несет в себе информацию о том, как следует поступать с задачами, которые вы поместили в каждый из 4 квадрантов. Остановимся на этом несколько подробнее.

Квадрант 1: Срочное и важное

Это дела, которые требуют незамедлительных действий, иначе случится непоправимое: пожар, бага, которая может заблокировать релиз, или что-то подобное. Идеальный вариант – когда этот квадрант остается пустым. В него можно, в крайнем случае, помещать задачи из квадранта № 2, если непредвиденные обстоятельства вдруг потребовали их срочного решения.

Квадрант 2: Важное, но не срочное

Это квадрант для самых продуктивных задач. Их нет необходимости решать сию секунду, поэтому каждую можно разумно спланировать и качественно реализовать. Работая над реализацией задач из второго квадранта, вы и получите в итоге ту самую продуктивность, отсутствие которой приводило вас в отчаяние.

Чтобы еще более оптимизировать работу в рамках этого квадранта, можно ранжировать задачи, помещенные в него, по тому же принципу важности/срочности. Так вы сможете сначала уделить внимание более срочным и важным (не «горящим»!) задачам, а затем спокойно перейти к решению менее срочных и важных (но все же значимых для достижения цели) вопросов.

Квадрант 3: Не важное, но срочное

Дела из этого квадранта – это те самые отвлекающие факторы, которые нарушают спокойный ход рабочего процесса и мешают достижению конечной цели. Это долгие телефонные разговоры, бесплодные обсуждения, не имеющие конечной цели, необходимость отвлечься, чтобы помочь кому-то из коллег и пр. Такие дела рекомендуется по возможности перепоручать тому, кто вполне сможет справиться с ними вместо вас. Главная идея – не выполнять их самостоятельно. Вы можете делегировать их, либо вообще отказаться от их выполнения.

Квадрант 4: Не важное и не срочное

О делах, которые оказались в этом квадранте, можно просто забыть. Как правило, это какие-то ваши сиюминутные желания, не имеющие ничего общего с поставленными целями. Если такой квадрант окажется пустым – это идеальный вариант. Но даже если в нем окажутся какие-то задачи, которые вам все же хотелось бы выполнить, отложите решение этого вопроса на неопределнно-долгий срок и вернитесь к ним после того, как основная цель будет достигнута, а пока просто не стоит тратить на них силы и время.

Правило «4D»

Справедливости ради надо сказать, что правило «4D» в различных трактовках не обязательно описывает квадранты матрицы, о которой мы ведем речь. Но одна из них вполне соответствует их описаниям, приведенным выше, и ее можно применять при работе с квадрантами:

Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай (срочно), Поручи (другим), Отложи (на время), Забрось).
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай (сейчас), Решай (в какой последовательности делать), Поручи, Удали).

Главное достоинство описанного метода в том, что он позволяет быстро ранжировать любое количество задач. Кроме того, матрица

• Помогает визуально представить объем запланированных дел и степень их важности/срочности. Таким образом, вы получаете возможность эффективно использовать свое время.
• С ее помощью вы легко делите задачи на группы на основании всего 2 простых критериев. Если бы не это условие, то распределить задачи по квадрантам было бы намного сложнее.

Проверьте эффективность матрицы на практике

Использовать матрицу Эйзенхауэра можно не только для того, чтобы определить, решение каких именно задач приближает вас к намеченному результату, а каких – создает препятствия на пути к цели. Можно использовать этот метод и для оценки того, насколько вы эффективны в целом. Так, если все ваши задачи оказываются помещенными во второй квадрант, можно говорить о том, что вы достигли максимума эффективности.

Кроме того, разделение задач по квадрантам позволяет наглядно определить, куда именно уходит большая часть вашего времени и энергии, а также подскажет, каким путем повысить личную результативность. К примеру, всерьез задуматься над делегированием большинства задач другим членам команды или прекратить, наконец, тратить время и силы на дела, которым нашлось место в квадранте № 4.

Оптимизировать применение метода матрицы Эйзенхауэра можно с помощью приложений, которые уже существуют в различных вариантах: мобильных, веб- и десктоп-версиях. А для того, чтобы не совершать ошибок в постановке целей и определить рациональные пути их достижения, воспользуйтесь сервисом SmartProgress . С его помощью различными людьми уже воплощено более 35,000 целей. А вы определили свою цель?

Привет всем! Сегодня мы с вами поговорим о жизненных приоритетах. Вы замечали, что при планировании день проходит эффективнее, редко бывают накладки? Существует высказывание: «Планируйте или станете планируемыми». Что это значит? Суть в том, что если не распланировать свой день или работу, обстоятельства все решат вместо вас. Поэтому специалисты рекомендуют каждый день начинать с расстановки планов и приоритетов. Не обязательно делать все по минутам, важно выделить первостепенные и второстепенные задачи.Известно много способов и методов планирования времени. Один из таких – таблица Эйзенхауэра, или так называемая матрица Эйзенхауэра.

В чем плюсы составления графика дня и расстановки приоритетов?

Решение жить по определенному плану – это не скучно. Наоборот такой подход положительно повлияет на вашу жизнь.

Что дает планирование:

• Увеличивает количество продуктивного времени на 25%.
• Обеспечивает спокойствие и сохранение уравновешенного состояния.
• Позволяет выполнять большой объем работ и задач.
• Формирует желание работать.
• Уменьшает количество потраченного времени на второстепенные дела.

Поскольку положительных сторон достаточно много, стоит обратить внимание на принцип распределения приоритетов в делах.

Что такое таблица Эйзенхауэра?

Неудачи в работе и домашних делах сопровождают каждого. Неожиданные обстоятельства возникают постоянно, из-за них не всегда успеваешь сделать самое важное. Особенно проблематично сосредоточиться на главном неусидчивым и рассеянным людям.

Приведу пример. Вы собираетесь подготовить важные документы или же написать научную работу. Но тут возникают потребности: купить хлеб, помыть пол, сходить на почту и тому подобное.

Большинство людей по мере меньшего сопротивления уделяют внимание мелким заботам, ведь на них не нужно тратить много сил и времени. Тогда случается непоправимое: вы заканчиваете не значимые дела, а на важные времени не остается. Тогда начинаются переживания и бессонные ночи.

Чтобы такого не произошло, нужно тренировать силу воли, а также пользоваться удобной таблицей Эйзенхауэра. В чем ее суть?

Эта таблица касается не столько времени, сколько самих дел и их важности. Принцип имеет критерии: важно и срочно. Таблица дает возможность построить 4 типа приоритетности дел. Для планирования нужно решить, какие цели более главные.

Как оформить?

1. Для начала запишите на бумаге все планируемые занятия. Нарисуйте квадрат и расчертите его на четыре маленьких.

Что же они значат? Буквы – это группы приоритетности, между которыми распределяются дела.

А – это срочные и важные дела, которые нужно сделать сегодня и сейчас, не откладывая.

В – важные. Они не требуют моментального исполнения, но несут большую важность. Обычно их откладывают, ведь срочности нет. Но выполнив их, вы подойдете ближе к вашей цели. К этой категории часто относятся задачи с четкими дедлайнами. Когда на выполнение есть много времени, мы откладываем дело. Но под конец срока судорожно его исполняем. В результате эффективность падает, а результат не всегда отвечает ожидаемому.

С – срочные. Такие дела не особо важные. То есть, их исполнение не приведет к цели, но не выполнить их в этот момент нельзя. Например, просмотр утренней почты.

D – не важные и не срочные дела. Именно они мешают продуктивно работать и выполнять серьезные поручения. Обычно сюда относятся отдых и развлечения. Но они тоже бывают важными, если вы не спите три ночи подряд, делая проект.

3. Теперь поставьте эти значения возле каждого дела и сразу вырисуется план вашего дня или целой недели.

Попробуйте использовать такую таблицу хотя бы раз – и вы поймете, что такой способ распределения приоритетов самый простой и эффективный. Но нужно обратить внимание на некоторые моменты, о которых мы поговорим ниже.

Чтобы правильно расставить приоритеты, следуйте простым правилам:

• Нужно научиться отличать важные и срочные задачи. Важное – это то, что приведет вас к определенной цели. Например, разработка качественного проекта и его презентация. Срочное не несет особой пользы, но не может быть невыполненным.
• Срочное и важное стоит не только различать, но еще и уметь чередовать. Ведь если выполнять все срочные дела, может не хватить времени на важные.
• В начале дня стоит начинать с группы «А». Даже если эти дела не очень интересные, нужно делать именно их.
• Группа «В» тоже требует внимания. Поскольку в нее входят долгосрочные цели (проекты, спорт, изучение языка), им нужно уделять немного времени, но каждый день. Тогда выработается привычка заниматься ими, а в итоге будет высокий результат.

Важным моментом в реализации серьезных планов является моральный настрой. Если нет желания и настроения, то и делать ничего не хочется. В таком случае есть единственное желание бросить все и вернуться к делам категории «D».

Но не стоит поддаваться соблазну! Попробуйте настроиться на работу, чтобы она стала эффективнее. Методы как это сделать описаны в статье

Заключение

Нужно помнить, что все дела в один день не переделать. И важно не переусердствовать, ведь отдых все-таки никто не отменял. Научитесь объединять приятное с полезным. Придумайте себе систему поощрений – и работать станет куда приятнее.

Удачи в новых начинаниях и достижении целей! Подписывайтесь на блог, чтобы быть в курсе новых фишек и проверенных временем советов по самодисциплине, мотивации и развитии личности.

До новых встреч на блоге!

Матрица Эйзенхауэра – способ правильного планирования своего времени и прилагаемых усилий, который нашел самое широкое применение во всем цивилизованном мире. Он основан на том, что в определенную таблицу, разграфленную особым образом, вносятся необходимые для исполнения дела. Они могут касаться профессиональной, семейной или хозяйственной сферы. При изучении их в таком разрезе становится понятно, на что нужно обратить внимание в первую очередь.

Матрица Эйзенхауэра, как инструмент расстановки жизненных приоритетов, очень важен для современного человека. Поскольку перед ним в короткую единицу времени стоит сразу множество важных дел, ему нужно уметь правильно определить, за какое из них следует взяться в первую очередь.

Сущность метода расстановки приоритетов

С самого начала все задачи для человека оказываются равны и лишь исследование их с помощью Матрицы Эйзенхауэра позволяет выявить самые главные. Подобный график важен, чтобы не терять время на выполнение несрочных дел. Именно это и дает возможность стать более удачливым и успешным.

Если полноценно освоить принцип пользования таблицей, то вопрос интервалов между задачами, возникающими в течение дня, будет решаться сам собой.

Если на рабочем месте возникает огромное количество дел, которые следует решать практически одновременно, то таким способом стоит научиться пользоваться в совершенстве. Если то, что желает начальник, то, что необходимо клиентам и финансовые составляющие будут распределены по особым отсекам таблицы, то менеджер никогда не будет испытывать стресса.

Принцип Матрицы Эйзенхауэра дает возможность так составить свой рабочий график, то дела и поручения начальства не будут накладываться друг на друга. Все проблемы распределяются в зависимости от их реальной значимости для самого человека и для временного фактора. Поэтому для каждой из них предусмотрена специальная ячейка.

График представляет собой четыре отсека, ограниченных двумя осями важности и срочности. В них заносятся все необходимые задачи и анализируются с помощью имеющихся инструментов. Такой метод является несложным, потому что в подобном ракурсе очень быстро становится понятно, какие приоритеты являются первоочередными.

Основными целями создания Матрицы стали:

• выбор главных ;
• расстановка жизненных целей;
• сокращение времени на ненужные задачи;
• планирование своего рабочего графика;
• распределение дел по их срочности;
• фиксирование на главном;
• умение отделять основное от второстепенного;
• соблюдение дедлайна;
• дисциплина;
• экономия времени;
• отсутствие спешки;
• рационализация своего дня;
• осуществление задуманного и др.

Матрица включает в себя четыре квадрата, куда заносятся данные. Предполагается выполнение какого-либо дела, задачи или долгосрочной цели. Ее распределяют по составляющим: A , которая содержит важные и срочные задачи. B включает в себя действительно важные пункты, но не срочные, подлежащие отлагательству. С подразумевает срочные вещи, но не слишком важные. В принципе ими можно пренебречь. D рассматривает цели, которые не являются ни важными, ни срочными. Они вообще не очень нужны.

Не следует, конечно, забывать о досуге, чтобы отдохнуть от вороха дел. Но и его требуется так распределить во промежутке суток, чтобы он превратился в приятное времяпровождение, а не в нервное напряжение. Если правильно распределить приоритеты, то появится возможность и для прогулок, и для шопинга, и для общения с близкими, и для культурных мероприятий.

Общий принцип строения Матрицы Эйзенхауэра

Для начала стоит выбрать какое-то конкретное дело и постараться так проанализировать его, чтобы оно точно подошло к определенной графе таблицы.

Это способно быть что угодно:

• посещение стоматолога;
• занятия спортом;
• косметологические процедуры;
• приготовление изысканного блюда;
• свидание;
• тренинг или совещание у начальства;
• урок музыки у ребенка;
• общение с детьми;
• рисование или танцы и т.д.

Желательно так расположить все основные составляющие по соответствующим отрезкам, что все они останутся в планах, но займут причитающееся им в расстановке приоритетов место. Соответствующим образом можно распределить и свои усилия в их выполнении.

Если рассматривать все более подробно, то получается такой вариант.

1 – А . Заполняется в последнюю очередь, когда менее важные дела уже вписаны в другие области. Такая графа должна содержать важнейшие профессиональные задачи; спешное осуществление целей, которые не исполнятся, если не учесть фактор времени; основные цели; то, что поставит под угрозу жизненно важные составляющие; проблемы, угрожающие состоянию здоровья, своего или чужого.

2 – В . Сюда включается то, что является повседневными задачами. Если их не выполнить, то эффективность общей деятельности значительно снизится. Более того, способны возникнуть серьезные затруднения, в результате появления которых придется отложить все другие дела. Важные цели выполняются первыми, за ним следуют срочные. Они касаются здоровья, профессиональных задач и финансовых потребностей.

3 – С . В такую область вписывается то, что стоит сделать срочно, но не обязательно прямо сейчас. Если отложить на время выполнение подобных планов, то обстоятельства могут даже улучшиться или прояснятся дополнительные данные. На данную минуту существуют более важные и срочные цели. Если ими пренебречь, то все остальное уже будет иметь малое значение.

4 – D . Этот квадрат, как и А, является тем, что остается после заполнения других клеток. Сюда заносятся не слишком важные дела, которые вообще допускается не делать или выполнять в последнюю очередь. Если взяться за них с самого начала, то возникнет затор из неотложных проблем.

Применение Матрицы Эйзенхауэра в жизни

Для того, чтобы понять, как именно нужно использовать Матрицу, следует проанализировать основные составляющие человеческой жизни.

1. Профессиональные дела. Они вносятся в самые срочные и важные цели. Естественно, они заносятся в квадрат А. Требуется продумать, способно ли на данный момент что-либо стать более важным, например, оказание кому-либо неотложной помощи. Если нет, то они выполняются в первую очередь. К ним относятся основные задачи, которые нельзя отложить на потом, поскольку подобное пренебрежение способно привести к негативным последствиям. Если есть желание все успеть, то сначала необходимо внести все составляющие именно в этот квадрат. Он почти целиком должен быть заполнен трудовыми обязанностями. Тем не менее, они не наслаиваются друг на друга, а выстроены в строгом хронологическом порядке от действительно важнейших дел, от которых зависит деятельность компании до несрочных поручений начальства.
2. Семейные отношения. Вносятся в В. Такая вещь очень важна, но, пока не будет сделана работа, заниматься ею не нужно. Тем более непонятно, сколько времени она может отнять. Поэтому такие важные приоритеты должны быть слегка сдвинуты во времени. Тем не менее, пренебрегать ими нельзя. Личная жизнь является одной из наиважнейших сфер существования людей. Поэтому лучше отложить на потом что-то менее срочное, но постараться найти общий язык с супругом. Улучшившееся настроение позволит гораздо быстрее и эффективнее справиться с остальными делами.
3. Ведение хозяйства. Следует занести в пункт С. Подобные вещи способны сделать муж, дети или свекровь. Это, безусловно, стоящее дело, но выделять на него время, пренебрегая всем остальным, вряд ли желательно. Можно сделать его и самостоятельно, но в последнюю очередь. Если же в доме совсем нечего есть, то близкие сходят в кафе или сами что-нибудь приготовят. Лучше всего запланировать такие дела заранее или, в крайнем случае, вообще от них отказаться. Они в данном случае отвлекают от действительно неотложных целей и становятся большой помехой, если их поставить на первое место. Они не только отнимут массу времени, но заставят нервничать и постоянно отрываться от процесса. Приготовленный деликатес кончится выговором от руководителя или тяжелой ссорой с близкими. Более того, женщина рискует нажить себе срыв от повышенного стресса. Поэтому дела подобной категории необходимо уметь очень четко планировать.
4. Приятельские связи смело заносится в D . Если поболтать с подругой по телефону не удастся, ничего страшного не произойдет. К тому же останется время на действительно важные вещи. Не нужно думать, что это абсолютно несрочные и несущественные дела. Они способны принести большую пользу и даже удовольствие, если сделать их в свое время. Дружба – очень ценна, но она не должна приносить ущерб работе или семье.

Пользуясь Матрицей Эйзенхауэра, можно всегда успевать выполнять все в срок.

Ею применяют во всем мире как основной инструмент для расстановки приоритетов. Она употребляется и в менеджменте, и в искусстве, и в семейной жизни, и в вопросах здравоохранения. График позволяет так точно распределить временные отрезки, что на все неотложные дела остается время, а человек к концу дня не выглядеть измотанным и изнуренным.

Если правильно заполнять все квадраты Матрицы Эйзенхауэра, то можно не только сэкономить большое количество сил, но и стать вполне успешной личностью, ничего не оставляющей на потом и не срывающей планов.

Подобный метод позволяет так распределить свою жизнь, что в ней не остается места для стрессов и сорванных планов. Он дает возможность выявить все самое неотложное, чтобы освободить время для менее срочных дел.

• Создатель метода Эйзенхауэра
• Принцип метода Эйзенхауэра
• • А (важное и срочное)
  • В (важное, но не срочное)
  • С (срочное, но не важное)
  • D (несрочное и неважное)
• Матрица Эйзенхауэра: пример
• Заключение

Каждый день мы одолеваем гору задач, но далеко не всегда такая загруженность помогает идти вперед. Иногда мы тратим много времени на пустые занятия, в то время как важная работа ждет на задворках планирования .

Квадрат Эйзенхауэра - инструмент для распределения дел по важности и срочности. Он помогает понять, какую работу нужно сделать прямо сейчас, какую отложить на потом, а какую и вовсе отбросить.

Метод Эйзенхауэра создан для избежания этих ошибок, он структурирует работу и выявляет “пожирателей времени”, будто рентген.

Создатель метода Эйзенхауэра

Этот инструмент тайм-менеджмента подарил нам не кто-нибудь, а сам президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, управлявший Штатами с 1953 по 1961 годы. Он руководил американскими войсками в Европе во время Второй Мировой войны. Освободив в ходе Нормандской операции Францию, Дуайт Эйзенхауэр вернулся на родину героем и был назначен главнокомандующим армией США. Этот выдающийся человек стоял у истоков НАТО и был одним из двух наиболее любимых американцами президентов, разделив их сердца с Джорджем Вашингтоном. Уйдя на пенсию, он не сидел сложа руки, а работал ректором Колумбийского университета.

Как вы понимаете, работы у Эйзенхауэра было очень много. Родившись в бедной семье, он сумел построить столь головокружительную карьеру благодаря грамотному распределению приоритетов и дисциплине. Такой человек дурного не посоветует - его методика управления временем проверена на практике, а личность изобретателя уже можно считать лучшей рекомендацией.

Принцип метода Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра состоит из двух осей координат - важности и срочности. На их пересечении образовываются четыре поля:

• важное и срочное
• важное, но не срочное
• срочное, но не важное
• неважное и несрочное

Определив каждое дело в свое поле, мы уже имеем алгоритм дальнейшей работы над каждым из них.

Таблица Эйзенхауэра - визуальный помощник

Мозг человека устроен так, что мы лучше понимаем структурированную информацию - разложенную по полочкам, ячейкам, и сопровождающуюся визуальными материалами. Поэтому квадрат приоритетов лучше всего рисовать на бумаге или в таблицах на компьютере.

Как видите, все поля раскрашены в разные цвета. Это не эстетическая прихоть художника - так мы отметили их значение в глобальном планировании работы. Когда вы начнете работу с таблицей, в этих ячейках будут располагаться конкретные дела.

Что делать в первую очередь, а что не делать совсем?

Матрица приоритетов четко и понятно отвечает на эти вопросы. Каждое поле таблицы Эйзенхауэра имеет свой “вердикт”. Как только задание оказывается в той или иной ячейке, мы уже знаем, что с ним делать.

А (важное и срочное)

Это поле окрашено в красный, потому что в идеальном варианте оно должно оставаться пустым. Когда в нем появляются задачи - значит, вы что-то неправильно спланировали, потратили время на ненужные дела.

Конечно, идеала достичь невозможно, поэтому в этом квадрате все равно будут появляться пункты. Если уж это случилось, то вот что следует вписывать в поле А:

• преодоление кризисов;
• работа, невыполнение которой может привести к серьезным проблемам и срывам целей;
• решение вопросов, способных привести к ухудшению уровня жизни, несущих угрозу карьере или благополучию в семье;
• проблемы со здоровьем.

Если при первом составлении таблицы оказалось, что в красной ячейке много пунктов, нужно бросить все силы на ее очистку. Если задача сложная, подумайте над тем, чтобы привлечь к ее выполнению родственников, друзей или делегировать что-то подчиненным.

В (важное, но не срочное)

Основная деятельность должна протекать в этом поле, поэтому оно раскрашено в зеленый цвет действия и роста. Все, что помогает человеку достигать целей и улучшать свою жизнь, должно делаться в обязательном порядке и без спешки.

Этого добиться не так просто, поскольку все мы люди-студенты и привыкли браться за дело лишь тогда, когда на горизонте маячит дедлайн. Но именно здесь кроется главный секрет успеха: выполняйте все важные дела заранее. Это поможет работать с удовольствием и концентрацией, а не в состоянии перепуга и суеты.

Здесь находятся такие задачи:

• выполнение текущих проектов по работе;
• бытовые дела, связанные с материальной базой вашей семьи;
• подготовка к важным семейным праздникам, общение с родными;
• самообразование;
• профилактика заболеваний, спорт, здоровый образ жизни.

Эти дела нужно выполнять самому, привлекая помощников в случае, когда работы много и выполнить ее самостоятельно нереально.

С (срочное, но не важное)

Два нижних поля неспроста раскрашены в серые цвета - ведь они не важны, и их можно просто не замечать, как мышь. Но как раз они становятся серьезным препятствием, тормозящим нас в развитии.

К срочным, но неважным делам относятся:

• некоторые звонки и встречи;
• внезапно возникающие бытовые неприятности;
• жесты вежливости в сторону людей, не входящих в круг близких и друзей (присутствие на праздниках, длительные разговоры);
• просьбы знакомых в решении проблем, с которыми они могут разобраться самостоятельно.

Если не прорабатывать этот пункт, то можно оказаться в замкнутом кругу постоянного разгребания несущественных дел, несущих минимальную пользу. Задачи из этого квадрата можно игнорировать или делегировать другим людям, чтобы освободить время для основной работы.

Главное - не перепутать дела из пунктов А и С. Так можно принять какую-то ерунду за важную задачу или наоборот - отказаться от решения критических вопросов, отправив их в пункт С.

D (несрочное и неважное)

В этом темно-сером квадрате “живут” пожиратели времени, которые желательно вообще устранить из жизни. Тут обосновались:

• сериалы и соцсети;
• вредные развлечения;
• болтовня по телефону;
• общение с токсичными людьми;
• действия, способствующие прокрастинации;
• некоторая рутинная работа;
• заморочки перфекциониста.

Большую часть этих пунктов нужно убрать из графика усилием воли - вот зачем прописывается этот пункт. В него же попадает рутинная работа, выполнение которой несет совсем маленькую пользу. Можно сделать - а можно и не делать. Эту работу по желанию делегируйте подчиненным или наемным работникам. Или бабушке.

Как правильно распределить задачи в таблице?

Действительно, есть большая вероятность присвоить делу совсем не тот уровень важности и срочности. Именно от этого, собственно, и страдает наша иерархия приоритетов.

Чтобы не ошибиться, мы должны просто ответить на два вопроса “да” или “нет”:

1. Необходима ли эта работа для продвижения к главным целям? (Будут ли у меня проблемы, если я не сделаю этого?) ДА - важное, НЕТ - не важное.
2. Если я не сделаю это сейчас, утратит ли актуальность эта задача завтра? ДА - срочное, НЕТ - не срочное.

Распределив таким образом работу по таблице, первым делом приступаем к решению вопросов из красного квадрата, а затем - из зеленого.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Составлять матрицу лучше утром . Вспомните все дела, которые собирались сделать в ближайшее время, о чем вас просили друзья, какие задания дал начальник, что вы хотели сделать для себя. Запишите эти дела на листе друг за другом.

Теперь подумайте о каждом из них, дайте ответы на вопросы о важности и срочности. В зависимости от того, как вы ответили на вопросы, поместите задачу в соответствующую ячейку. Вспоминайте даже самые мелкие дела - именно они отбирают у нас много времени. Количество пунктов в каждой ячейке определяете только вы. Их может быть и 20, и ноль.

Ваша матрица может выглядеть так:

Когда дела распределены, сделайте для себя удобный список (например, в телефоне), задач из красного квадрата, чтобы вы могли постоянно с ним сверяться. Отдельный - для задач из зеленого квадрата. Выполнив все пункты из первого, сразу же беритесь за второй, поставив себе задачей держать красный квадрат максимально свободным.

Задачи из серых квадратов проигнорируйте или делегируйте тем, кому они могут быть важны или интересны. Например, пост в соцсети про первый снег не несет никакой пользы, если не касается вашего проекта. Но он может стать частью рекламного контента - в таком случае его лучше поручить отделу SMM , привязав информацию об акции.

Заключение

Матрица Эйзенхауэра - в некотором смысле машина для очистки своего дня от мусора неважных дел. Поначалу его нужно рисовать каждый день, но со временем вы будете интуитивно чувствовать “цвет” того или иного дела. Каким бы ни был влиятельным Эйзенхауэр, он не смог бы докупить себе лишних часов в сутках. А вот эффективно распределить время под силу даже студенту.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .